Ab dem 01.01.2017
... müssen Emails für den Geschäftsverkehr (Z.B. Hoster, Shops usw.) rechtssicher und nicht veränderbar archiviert werden.
Frage: Welche günstigen Lösungen gibt es da? Hat sich schon mal einer mit dem Thema auseinander gesetzt?
Das Thema ist zwar schon älter, aber da ich heute gerade mal hier unterwegs bin: ich würde das Thema nicht überdramatisieren.
Wir haben ein sehr gutes Mailprogramm, wie man da Emails "verändern" kann, ist mir ein Geheimnis. Wir machen mit dem Programm seit 1999 Datensicherungen, die man verschlüsseln kann. Natürlich werden die Mails j4edews Jahr entrümpelt, d.h. im Mailprohgramm ist nur noch verfügbar was wichtig und auch noch im nächsten benötigt wird. Der Rest ist im Archiv. Wie kann man auf das Archiv zugreifen? Nur, indem man die alte Datensicherung wieder neu einspielt.
Wer interessiert sich dafür, dass Du die Mails unveränderbar archivierst und sie vollstänig sind?
Vielleicht das Finanzamt. Oder ein Anwalt, fall sich ein Kunde übers Ohr gehauen fühlt.
Wir hatten ca. 2007 eie Betriebsprüfung durch das Finananzamt. Die hatten eineen Amtschimmel, der die drei Grundrechnungsarten nicht beherrschte und der Meinung war, wir müssten viel mehr Verkäufe haben und grau verkaufen. Er rechnete uns sogar sagenhafte Profite vor, weil er die Prozentrechnung nicht beherrschte und Einkaufspreis, Verkaufspreis und Händlerrabatt nicht auf die Reihe bekam. Die Betriebsprüfung wiederholte er bei meiner Steuerberaterin. Sie rief mich danach an, war aber vor Lachen kaum noch zum Sprechen fähig, weil der Finanzmensch in alle seine Berechnungen einen Fehler eingefügt hatte für Drittlässler eine Sechs bekommen.
Derselbe Amtsschimmel bat, als er bei uns im Büro war, um Einsicht in das Mailprogramm. Er hat sie bekommen: Hier ist der Ordner Bestellungen, die wir erledigt haben, da der Ordner Bestellungen storniert.
Da haben wir den Ordner Kundenrückfragen. Voll mit Mails im Einzeilerstil? Ich habe bestellt? Wo bleibt meine Ware? Ach so, schon ausgeliefert, ich war aber nicht zu Hause, liegt im Paketshop. Ich habe meine Rechnung verloren, ich brauche eine neue.
Von einigen 1000 Emails erschlagen, gab der Mensch das bald auf. Frage: wer würde vermuten, das von dem vielen Emailwust, der pro Tag, Woche Monat reinkommt, irgendwas verändert wurde?
Wer den Emailmüll, der pro Jahr anfällt auch noch auf Echtheit prüfen will, der dürfte viel zu tun haben.
Ich würde mir ehrlich gesagt, über manches viel weniger den Kopf zerbrechen. Was der Gesetzgeber oft wil ist die absolute Perfektion. Die kollidiert nur mit Kleinigkeiten des wirklichen Lebens.
Wir haben z.B. den Büro PC, der als Server diente, ca. 2002 wegen Fehler zum Service gebracht. Zwei Festplatten waren drin, ich saß daneben, als die Jungs vom Servicxe die Kiste untersuchten. Plötzliche machte es wusch, alle Sicherungen im PC Laden durchgeknallt. Mehrere PC, an denen der Service arbeitete, waren abgeraucht, an unserem waren Mainboard und beide HD kaputt, nur der CD Wirter stat es noch. So ein Pech aber auch, wir hatten ein paar Daten noch nicht gesichert. Und nach denen krähte schon zwei Jahre später keiner mehr.
Datenverlust ist gar nicht so selten. Uns sind in 2 Jahren in drei PC vier Festplatten von Samsung abgeraucht. Zu dumm, wenn darauf die unveränderliche Mail gespeichert ist. Bitteschön, Herr Datenschützer, hier haben Sie die Festplatte, vielleicht können Sie die wiederbeleben?
Das ist nun kein Hinweis zum Betrug, sondern nur ein Hinnweis, das auch digitale Daten nicht ewig leben. Statt unzuverlässiger Samsung Platten haben wir nur noch WD. Aber was ist mir Windows? Windows ist doch oft super! Esterne Festplatte wqird mal gerade wieder nichr erkannt, schon erschient die irrsinnige Meldung "Sie müssen die Festplatte erst" formatieren. Und futsch sind sie, die Daten. Wenn jemand versehentlich meint, Windows kann sich nicht irren.
